La loi pour une République numérique permet le dépôt d’articles en archive ouverte après un délai d’un an, en version auteur. Cependant, ce délai dépasse parfois les exigences des financeurs (notamment disponibilité immédiate dans le cadre du plan S, comme pour l’ANR à partir de 2022) et ne concerne pas les autres types de publications (ouvrages, actes de colloque).
Il est donc nécessaire d’identifier dès le montage du projet les revues cible, de budgéter éventuellement des APC (coûts de publication), ou de prévoir une communication avec l’éditeur pour réserver les droits de publication, si les revues ne sont pas éligibles au plan S.
Pour la gestion des données, différents points sont à estimer en termes de RH, matériel, logiciel, frais d’acquisition et/ou d’hébergement :
- volume des données
- production : acquisition, transcription, numérisation
- description, nettoyage et documentation des données
- formatage et organisation des fichiers, métadonnées
- gestion des données : stockage et sauvegarde, sécurité / accès, transferts
- contrôle qualité et responsabilité de gestion
- outil de partage et/ou d’archivage à long terme si nécessaire
- traitements nécessaires au partage le cas échéant : recueil de consentement, anonymisation, gestion des droits
Des outils d’aide à l’évaluation de ces coûts existent en ligne (voir "Aller plus loin").
L’anticipation et l’inclusion de ces questions dans le processus de traitement initial réduit les coûts, le retraitement de données pouvant être chronophage.
Planifier et budgéter la gestion des données permet aussi de satisfaire aux exigences des financeurs sans pression de dernière minute à la fin du projet.
